MUODOLLISUUDET OVAT MERKITTÄVÄ OSA SAKSAN TYÖKULTTUURIA

Muista muodollisuudet Saksan markkinoille lähtiessäsi 

Saksan kulttuurin tunteminen ja kunnioittaminen on avain Saksan markkinoille. Kun lähdet saksalaisten kanssa neuvotteluun, on huomioitava, että vaikka maan kulttuuri on lähellä suomalaista, on niissä silti paljon eroja. Sellaisia eroja, joita suomalainen ei aina tule ottaneeksi huomioon. Saksalainen liike-etiketti on hyvin muodollista. On hyvä muistaa vanha sanonta “maassa maan tavalla” ja valmistautua perusteellisesti vaikkapa lukemalla seuraavat neljään osaan jaotellut vinkkimme (plus bonusvinkki).

VALMISTAUTUMINEN

🧑💼 Pukeudu hyvin
Vaatetuksella voi myös kommunikoida: Saksassa neuvotteluun kannattaa pukeutua paremmin kuin miten pukeutuisit Suomessa vastaavanlaiseen neuvotteluun. Myös Teams-palavereihin kannattaa valmistautua asianmukaisella pukeutumisella. Hyvin pukeutuminen nähdään Saksassa toisen osapuolen kunnioittamisena ja se kertoo myös omasta menestyksestä. Varma valinta miehille on tumma puku ja valkoinen kauluspaita, naisille klassinen, neutraalin värinen jakkupuku.

🗒️ Valmistaudu hyvin kokoukseen  
Valmistaudu tiukkoihin kysymyksiin jo ensitapaamisesta lähtien. Saksalainen on suomalaista ennakkoluuloisempi ja analysoi sinua ja tuotettasi jo etukäteen. Tunne siis kunnolla tuotteesi ominaisuudet, hinnat ja toimitusajat, unohtamatta saksalaiselle tärkeitä sertifikaatteja, referenssejä ja tilastoja. Faktojen kautta pääset rakentamaan luottamusta saksalaiseen kumppaniin tai asiakkaaseen. Saksalainen on myös itse aina hyvin valmistautunut tullessaan tapaamiseen. Ennen tapaamista on hyvä lähettää osapuolille kirjallinen agenda.

🇩🇪 Opettele (edes vähän) saksaa 
Saksalaiset arvostavat saksan kielen osaamista ja neuvottelukieli on lähes aina saksa. Saksan kieltä kannattaakin käyttää, vaikka vain neuvottelutilanteen keventämiseksi, jos vain mahdollista. Sitten voi jatkaa englanniksi, kunhan on ensin ennakkoon varmistettu, että osapuolet sitä taitavat. Saksassa englantia osataan yleisesti vähemmän kuin Pohjoismaissa. Mikäli olet perustamassa yrityksen Saksaan, on sinulle eduksi osata saksaa.

PAIKALLE TULO

🕜 Täsmällisyys kunniaan 
Tapaamisiin kannattaa tulla hyvissä ajoin, mieluummin hieman liian aikaisin kuin liian myöhään. Sopiva aika saapua on kymmenen minuuttia ennen sovittua aikaa. Myöhästyminen voidaan Saksassa ottaa merkkinä kiinnostuksen tai arvostuksen puutteesta. Tai se voidaan tulkita niin, että myöhässä oleva asettaa itsensä muiden yläpuolelle. Kyllä saksalainenkin voi olla myöhässä, mutta se oikeus kuuluu vain johtajalle. 

🤝 Kättely on valttia 
Tervehdi asiakkaita tai yhteistyökumppaneita oikeassa järjestyksessä, kättelemällä. Ensin tervehditään titteliltään korkeinta, vaikka naisiakin olisi paikalla. Sen jälkeen mennään vanhemmuusjärjestyksessä, vanhimmasta nuorimpaan. Muista kuitenkin tervehtiä naisia ennen miehiä iästä riippumatta.

🚪Vastaanottomuodollisuudet 
Mikäli vieraat tulevat toimistoosi tai järjestämääsi tilaan, vastaanota vieraasi aina ovelta. Se on arvostuksen merkki. Tarjoa juotavaa. Saksassa pidetään erityisesti viileästä pullovedestä, ja saatavilla tulee aina olla sekä kuplivaa että tavallista mineraalivettä (ei ikinä hanavettä). Mikäli tapaat vieraasi heidän tiloissaan, istu siihen tuoliin, joka sinulle osoitetaan. Muista vaihtaa käyntikortteja kaikkien kanssa. Käsittele saatuja käyntikortteja ammattimaisesti ja lue ne tarkoin. Älä laita käyntikortteja heti taskuun, vaan laita ne eteesi pöydälle josta näet ne selkeästi.

📴 Puhelin äänettömälle
Kokouksissa puhelin on aina äänettömällä. Ja mikäli odotat kiireellistä puhelua tai viestiä, mainitse asiasta ennen kokouksen alkua.

NEUVOTTELUN TIIMELLYKSESSÄ

✅ Muista aina teititellä 
Avaa keskustelu saksan kielellä vaikka et sitä (vielä) hyvin osaisikaan ja muista teititellä. Keskustelua voi sen jälkeen hyvinkin jatkaa englanniksi (varmista ennakkoon, että osapuolet osaavat englantia). Teitittelyä tulee jatkaa niin pitkään kunnes asiakas toisin ehdottaa. Mikäli puhutte englanniksi, you-sanan käyttö helpottaa tilannetta, mutta nimellä puhutellessa täytyy muistaa Herr Schmidt / Mister Schmidt ja Frau Köhler / Missis Köhler. Tittelit ja nimet on hyvä pitää mielessä koko keskustelun ajan. 

🙂 Small talkilla pääsee pitkälle 
Muista positiivisuus ja small talk kommunikoidessa asiakkaan kanssa. Myös kirjallisissa yhteydenotoissa, kuten sähköposteissa ja kirjeissä. Keskustelun aikana on hyvä säilyttää etäisyys vastapuoleen ja pysyä aina kohteliaana. Saksassa suomalainen voi huomata, että käytetään paljon suorempaa puhetta kuin Suomessa ja keskustelua on runsaasti.

💯 Kehut ja kritiikki 
Älä kehu itseäsi maasta taivaaseen, mutta kerro faktuaalisesti kun jokin sujuu tai toimii oikein hyvin. Muista kuitenkin, että Saksassa saa ja täytyy puhua itsestään. On hyvä huomioida, että kritiikki on annettava aina kahden kesken. Saksalaiset ovat erittäin laatutietoisia ja laittavat reklamaatioita herkästi. Palautetta Saksassa annetaan välittömästi.

📢 Päällepuhuminen
Saksalainen ei kestä pitkään hiljaisuutta. Älä siis ihmettele, jos saksalainen puhuu päälle. Saksalaisten tapa puhua päällekkäin ja keskeyttää lause neuvottelutilanteissa voi vaikuttaa suomalaisesta näkökulmasta epäkohteliaalta. Siihen pitää kuitenkin suhtautua paikallisena tapana. En kuitenkaan suosittelisi itse puhumaan saksalaisen päälle, vaan odottaa sopivaa hetkeä ottaa puheenvuoro määrätietoisesti takaisin, ettei oma puheenvuoro jää jalkoihin. 

📋 Agendan läpivienti 
Pysy agendassa (joka on lähetetty osapuolille ennakkoon). Kärsivällisyys on valttia. Katso silmiin puhuessasi ja anna kehonkielesi olla avoin (ei esimerkiksi käsivarret puuskassa). Saksalaiset pitävät yksityiskohdista, ja käyvät ne aina erittäin tarkkaan läpi. Vältä painostamasta saksalaisia ja vältä ehdottomasti yhteenottoa. Viimeiset asiakohdat palaverissa ovat ”action points”, kuka tekee mitäkin palaverin jälkeen. Nämä lähetetään kirjallisesti jälkikäteen.

👋 Neuvottelusta lähtiessä 
Muista aina päättää kokoukset kevyellä small talkilla positiiviseen sävyyn. Hyvästele vieraasi ovelle asti. Jos liikekumppani tai kollega tarjoaa sinulle autokyytiä ja olette kahden liikkeellä, älä istu takapenkille.

JÄLKIPYYKKIÄ EI PIDÄ UNOHTAA

♣️ Päätökset ylemmältä tasolta 
Kunnioita Saksan hierarkiaa - se on paljon Suomea jäykempi. Päätöksiä neuvotteluista täytyy yleensä odottaa ylemmältä tasolta ja siten päätöksenteko kestää Saksassa huomattavasti pidempään kuin Suomessa.

📤 Lupaukset ja follow-up 
Saksassa arvostetaan rehellisyyttä ja annetut lupaukset on tärkeää pitää. Lupaa siis vain asioita, jotka voit myös pitää. Saksassa nopeat syövät hitaat, joten kannattaa vastata ripeästi sähköposteihin kokouksen jälkeen (ja sitä ennenkin). Jos et tiedä vastausta, laita ainakin viesti, että palaat asiaan muutaman päivän sisällä.

⭐ Bonusvinkki

Suomalaiset luottavat automaattisesti toisiinsa, jonka vuoksi yhteistyön rakentaminen suomalaisten kesken on usein nopeaa. Samaa ei voi sanoa kumppanuuksien rakentamisesta saksalaisten kanssa. Saksalaiset ovat ennakkoluuloisia, epäilevät kaikenlaista ja kyseenalaistavat seikkoja, jotka suomalaisen näkökulmasta ovat päivänselviä. Yhteistyön ja luottamuksen rakentamiseen tulee varata siis runsaasti aikaa. Kun luottamus on rakennettu, ovat saksalaiset uskollisia asiakkaita ja yhteistyöllä on pitkä tulevaisuus.

Onko sinulla tähtäimessä Saksan markkinoille siirtyminen tai yrityksen perustaminen Saksaan? Ota rohkeasti yhteyttä niin, jutellaan vaihtoehdoista.

Aurinkoisin kevätterveisin Hampurin metropolista,

Mari 

21.02.2024

Written by Mari Kutila
[email protected]
+49 1577 1422 432